Un proceso de negocios no es más que un conjunto de actividades que una organización lleva a cabo regularmente para lograr un objetivo. No importa qué tan estructurado esté, en qué departamento trabaje. Siempre hay un proceso que se sigue, al fin y al cabo, son el engranaje que impulsa a las empresas todos los días.
La gestión de procesos a menudo no se comprende correctamente o tiene un enfoque operativo intenso. Como resultado, muchas iniciativas terminan centrándose en un solo aspecto, como la documentación de flujos o la automatización. Al aplicar solo una parte de los conceptos de gestión de procesos, muchos de ellos continúan siendo fuente de problemas que afectan a los clientes y a la propia organización.
En este artículo conocerá los principales problemas relacionados con la gestión de procesos y entenderás cómo es posible resolverlos para crear valor, fomentar la colaboración multifuncional, obtener mejores resultados y promover la entrega de una experiencia satisfactoria a los clientes.
1. Falta de control en la gestión de procesos
Un proceso sin una persona responsable será sin duda un dolor de cabeza para la empresa. En caso de problemas, ¿a quién pueden acudir las personas involucradas?
Por lo tanto, además de mapear correctamente, es importante definir a alguien que conozca el proceso y lo domine. Esta persona responsable necesita un seguimiento y es importante que tenga poder de decisión. De esta forma, podrá revisar los plazos de determinados procesos en curso, reasignar actividades o incluso proponer cambios en el flujo cuando sea necesario.
2. Falta de difusión del conocimiento
Aplicar la gestión del conocimiento a los problemas cotidianos es fundamental para mejorar la eficiencia de los procesos. Cuando la gestión del conocimiento no está presente, la resolución de problemas tiende a ser una actividad más compleja. La presencia de este elemento puede resultar en una mayor capacidad para resolver problemas y estimular la mejora continua, contribuyendo al logro de la excelencia en los procesos de negocio de la organización.
Para ello, es importante estandarizar un proceso de intercambio de conocimientos y alentar a los colaboradores a seguir este proceso. Invertir en tecnología que ofrece herramientas para la Gestión de Procesos y la Gestión del Conocimiento en una única plataforma integrada sin duda facilita todo el proceso.
3. Falta de compromiso de los colaboradores
Cuanto mayor sea el nivel de compromiso de los colaboradores, mayor será el éxito de una organización. Cuando sienten que su esfuerzo contribuye a los resultados de la empresa, los colaboradores realizan su trabajo con mayor dedicación y calidad. Esto reduce la aparición de problemas y gastos innecesarios, además de impactar positivamente la satisfacción del cliente. La falta de compromiso socava esta atmósfera positiva.
Para superar este problema, es importante que exista un alineamiento entre líderes x colaboradores. Necesitan conocer las estrategias comerciales y saber hacia dónde se dirige la organización. Es importante que tengan claros sus objetivos y qué actividades deben llevarse a cabo para que se puedan alcanzar los resultados. Necesitan recibir feedback y apoyo para resolver problemas. La empresa necesita invertir en capacitación, para que los colaboradores puedan mejorar e incluso desarrollar nuevas habilidades.
Las presiones para procesos más eficientes están aumentando. Promover cambios que traigan mejores resultados es un gran desafío. Un software de BPM brinda más tranquilidad a su empresa en relación a los procesos, garantizando un mayor control, seguridad y agilidad en la realización del trabajo.
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