SoftExpert Documento es un software que permite que las organizaciones automaticen de forma eficaz y eficiente la gestión de documentos electrónicos y en papel a lo largo de todo su ciclo de vida – capturar, crear, clasificar, publicar y almacenar, archivar y destruir. Cualquier persona autorizada – funcionarios, clientes, proveedores o aliados – puede administrar y trabajar en sus documentos de forma segura, a cualquier hora y en cualquier lugar.
SoftExpert Documento es un Sistema de Gestión de Documentos, que mejora significativamente la comunicación y el trabajo en equipo en todos los departamentos y áreas funcionales. Ayuda en la organización, en la gestión y mantiene el control de los documentos de modo que cualquier persona pueda fácilmente encontrarlos siempre que precise.
Recursos
- Clasificación jerárquica de documentos en categorías.
- Soporte a cualesquiera tipos de archivos sin la modificación de su formato original.
- Integración perfecta con suites de productividad en nube populares (Office 365, Google Docs), aplicaciones desktop como Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook y Visio) y Open Office, softwares de diseño CAD (Autocad, Inventor, Microstation, SolidWorks, SolidEdge, etc.), Adobe PDF, Corel Draw, editores de imagen y muchos otros;
- Uso de modelos en los procesos de creación y revisión de documentos.
- Almacenamiento de los archivos en banco de datos o en servidores distribuidos con mecanismos de compresión y protección por contraseña.
- Integración de contenido con sistemas CRM o ERP corporativo.
- Búsqueda de documentos a partir de cualesquiera datos como número, asunto, palabra clave, etc..
- Aplicaciones para visualización de documentos on-line y off-line, compatibles con Windows y dispositivos Android (Verifique versiones homologadas).
- Búsqueda avanzada por textos en el propio cuerpo de los documentos [Full-Text Search];
- Auditoría de acceso sobre las acciones ejecutadas (visualización, inclusión, exclusión e impresión de documentos).
- Control de revisión de documentos utilizando workflow estándar o personalizado de acuerdo con las necesidades de negocio;
- Definición de los derechos de acceso a los documentos por grupos de usuario y tipos de documento.
- Mecanismo de seguridad para restricción de copia e impresión de documentos.
- Marca de agua para identificación de copia controlada en la impresión de documentos.
- Control de envío, recibimiento y cancelación de copias de documentos impresas o distribuidas por e-mail.
- Repositorios controlados que optimizan espacios y reducen el riesgo de cuestiones legales y conformidad.
- Tabla de temporalidad para determinar el plazo de guardado de un documento y su destinación después de este plazo.
- Archivado de documentos para definir cómo preservar y evitar riesgos legales por la retención de los mismos.
- Remoción de documentos obsoletos sólo cuando sea posible excluirlos.
Pantallas
¡ Este material puede ayudarte, descargalo gratis!
