¿Qué es una política en calidad?
La política de calidad es probablemente el paso más importante en la implementación de un sistema de gestión de calidad efectivo. Se trata de una declaración documentada y de acceso público que indica el compromiso y las intenciones de la organización para asegurar la satisfacción del cliente.
¿Qué es política de calidad según ISO?
La norma ISO 9001:2015 establece un requisito muy específico para la política de calidad. El apartado 5.2 de la norma describe las obligaciones que este documento debe cumplir, desde su estructura, roles y responsabilidades, hasta la forma en que debe ser comunicada dentro de una organización. Es importante destacar que cuando menciono “documento” es porque la política debe mantenerse como información documentada. Si aún tienes dudas sobre este término, puedes encontrar una explicación en esta publicación que trata sobre esta expresión en relación con la norma.
¿Cómo establecer la política de calidad?
La política de calidad debe reflejar el compromiso de cumplir con todos los requisitos propios y de las partes interesadas con el fin de mejorar continuamente los resultados de la empresa. Antes de redactarla, es importante comprender el contexto de la organización, los procesos identificados y definir con claridad lo que se pretende lograr con la política de calidad, para asegurarse de que apoye la dirección estratégica de la empresa.
El contenido del documento debe demostrar el compromiso de la dirección, ser apropiado para el propósito de la organización y proporcionar un marco de referencia para establecer los objetivos.
Es a través de la política de calidad que todas las partes interesadas, como clientes, proveedores, colaboradores, accionistas, entre otros, podrán conocer cómo la empresa piensa y practica la calidad en su día a día.
¿Qué lleva una política de calidad?
Durante las auditorías de calidad, la política se consulta y se verifica con frecuencia para asegurarse de que los objetivos, metas y el propio análisis crítico sean consistentes con la declaración de la política. Por lo tanto, es de suma importancia que el texto sea claro y no contenga declaraciones complicadas y confusas que sean difíciles de demostrar, medir o alcanzar.
Lo importante al elaborar este documento es tener en cuenta las estrategias y particularidades de tu empresa. Copiar modelos y ejemplos de Internet puede no reflejar los objetivos y la dirección estratégica de la organización, lo que puede causar problemas para el sistema de gestión y, ciertamente, conducir a no conformidades en las auditorías.
La política debe ser definida de manera que el objetivo sea la mejora continua. Es decir, la organización debe revisarla siempre que sea necesario para garantizar que cualquier cambio en el contexto, las partes interesadas o sus requisitos se reflejen en la política de calidad.
Política de calidad y alta dirección
La alta dirección es responsable de establecer, implementar y mantener la política de calidad. Además, debe asegurarse de asignar, comunicar y garantizar las responsabilidades y autoridades para los roles pertinentes dentro de la organización.
En otras palabras, la alta dirección debe estar plenamente involucrada en todas las etapas de la política: creación, revisiones y divulgación. Aunque no es obligatorio, es común que una organización demuestre el compromiso de su dirección mediante la firma de aprobación de la política.
Comunicación de la política de calidad Todos los empleados deben estar conscientizados sobre la política de calidad, y la organización debe asegurarse de que los requisitos contenidos en ella sean comprendidos, implementados y mantenidos. La forma en que se hace pública la política puede variar de un lugar a otro. A continuación, se presentan algunos ejemplos que he presenciado como métodos de divulgación y concientización de la política por parte de las empresas:
- Cartel en la entrada de las instalaciones.
- Descripción en las credenciales de los colaboradores.
- Descripción en el fondo de pantalla de los teléfonos móviles y computadoras de la empresa.
- Copias controladas distribuidas en las áreas más frecuentadas por los empleados.
- Descripción en el sitio web de la empresa.
Es importante llevar a cabo capacitaciones periódicas para explicar a todos los niveles de la organización cómo se mide y controla cada requisito de la política en la empresa, y realizar evaluaciones ocasionales para verificar qué tan arraigado está ese conocimiento entre los colaboradores. Como sugerencia valiosa, en caso de que tu empresa tenga una fábrica, no te enfoques únicamente en los operadores de producción, ya que en mi experiencia, muchas veces son los empleados administrativos quienes no pueden explicar claramente la política a un auditor.
Además, recuerda que la comunicación también debe dirigirse a todos aquellos que trabajan para o en nombre de tu organización, como subcontratistas, personal temporal y trabajadores remotos. Cada uno de ellos debe tener conocimiento de sus funciones y responsabilidades en relación con la política.
