SoftExpert Archivo Físico es un software que simplifica la gestión de todo el ciclo de vida de documentos físicos. La solución estandariza los procesos para el almacenamiento de archivos, creando registros sobre la ubicación física de los archivos, facilitando el control y rastreo de documentos.
La solución automatiza el guardado de archivos, notificando automáticamente a los responsables de las solicitudes de copia, consulta o préstamo, y también períodos de retención. Con el control automatizado de las ubicaciones de almacenamiento y los repositorios, las organizaciones pueden agregar valor al contenido, acelerando los procesos para almacenar archivos, evitando la pérdida de documentos y contenidos en general, elevando los niveles de gestión documental.
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Recursos
- Controla todas las ubicaciones de almacenamiento y repositorios físicos de forma sencilla.
- Organiza el almacenamiento de archivos para fortalecer el cumplimiento de estándares legales y regulatorios.
- Establece diferentes tablas de temporalidad, para estandarizar los criterios de archivado y disposición final de documentos.
- Direcciona documentos a los repositorios de forma automática, acelerando los procesos de archivado.
- Gestiona las solicitudes de préstamo de archivos, así como los plazos de devolución.
- Gestiona solicitudes de copia y consulta de documentos, con registro cronológico de los eventos.
- Garantiza la trazabilidad de documentos mediante las funciones de las pistas de auditoría.
- Controla la capacidad de los repositorios físicos, previniendo y minimizando los posibles incidentes de almacenamiento.
- Genera etiquetas de identificación para archivos, repositorios y ubicaciones de almacenamiento.
- Permite la transferencia de contenido a medios externos, o empresas externas que realizan la gestión documental.
- Calcula automáticamente los plazos de retención y disposición de los documentos, notificando por e-mail usuarios, equipos y departamentos.
- Aplica controles de seguridad por usuario, equipos, categoría de documento, o incluso para el documento.
- Permite la búsqueda de documentos a través de filtros por usuario, departamento, meta dada, repositorio, entre otros.
- Proporciona análisis rápidos sobre el volumen de documentos indexados, archivados, transferidos o descartados, a través de diferentes gráficos e informes.
- De contenido para medios externos, o empresas externas que realizan custodia física.
- Calcula automáticamente los plazos de retención y disposición de los documentos, notificando por e-mail a usuarios, equipos y departamentos.
- Aplica controles de seguridad por usuario, equipos, categoría de documento, o aún para el documento.
- Permite la búsqueda de documentos a través de filtros por usuario, departamento, metadato, repositorio, entre otros.
- Coloca a disposición análisis rápidos sobre el volumen de documentos indexados, archivados, transferidos o descartados, a través de diferentes gráficos e informes.
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